Goed voorbereid het nieuwe jaar in! De kalender voor de proactieve OR.
Publicatiedatum: 21/01/2021
Tags: Medezeggenschap
Auteur: Simone van Houten
Ondernemingsraden willen graag proactief zijn, maar vinden het lastig dat vorm te geven. Het vraagt ook veel, namelijk strategisch (mee) vooruitkijken met de organisatie, dat vertalen naar concrete onderwerpen en dan in gesprek gaan met de bestuurder. Daar biedt Basis & Beleid indien gewenst ondersteuning bij. Dat vraagt tijd.
Basis & Beleid ontwikkelde een stappenplan om tot een gezamenlijke agenda van de toekomst te komen, zodat OR en bestuurder weten waar ze het samen over willen (en moeten) hebben met elkaar. Om (zie bijvoorbeeld ons productblad Agenda van de toekomst)
In de tussentijd kun je als ondernemingsraad alvast een eerste stap zetten door een jaarplanning te maken. Met daarin de zaken die zeker voorbij komen, zodat die op tijd kunnen worden voorbereid.
Januari: de nieuwjaarsborrel. De OR verteld naast de directie wat hij het afgelopen jaar zoal heeft gedaan. En is die borrel er nu niet vanwege corona, sta er dan eens bij stil in een Nieuwjaarsbericht naar de collega’s.
Februari: de voorlopige cijfers over 2020 worden bekend. Wellicht kijken voor het inplannen van een cursus financiële cijfers, zodat de artikel 24 vergadering goed wordt voorbereid?
Maart: artikel 24 overleg. Nodig op tijd een commissaris/toezichthouder uit. Bereid de terugblik en de voortuitblik op uw organisatie goed voor. De meeste organisatiewijzigingen vloeien voort uit strategie of financiën. Een OR die meer proactief wil zijn, zal dus ook de strategie + cijfers (op hoofdlijnen) moeten begrijpen.
April: voorjaarsschoonmaak. Kijk de archieven er op na: welke afspraken van vorig jaar moeten nu geëvalueerd worden? Welke andere afspraken zijn wat stoffig geworden? Bereid de bespreking voor en zet ze op de OV-agenda.
Mei: scholing en ontwikkeling van de OR. Zorg er voor dat jullie weer up to date zijn. Plan de scholing voor een heel jaar, zodat er altijd tijd is, en de leden weer opgefrist verder kunnen.
Juni: bereid het zomerreces voor: wanneer is er een minimale bezetting van de OR, zijn er zaken die goed gepland moeten worden?
Juli en augustus: alleen de dringende en belangrijks zaken krijgen een (procedurele) behandeling. Klussen worden verdeeld, zoals het opzetten van de evaluatie van de arbodienstverlening.
September: de OR (of een werkgroep) voert de evaluatie van de arbodienstverlening uit, als opmaat voor het instemmingsverzoek op de verlening of wijziging van die regeling.
Oktober: de tweede artikel 24 vergadering van dit jaar. Na drie kwartalen wordt duidelijk of er op budget gepresteerd wordt of dat er moet worden bijgesteld of ingegrepen. Budgetsrondes voor het volgende jaar zijn in volle gang of starten net. De eerste versies dienen als input voor dit overleg. Vooral het vooruitkijken is van belang.
November: arbeidsomstandighedenmaand. Het overlegrecht uit de Arbowet: zijn de Risico Inventarisaties en Evaluaties (RIE’s) nog actueel? Eventueel een instemmingsaanvraag over de methode van de RIE bij een aanpassing. De instemmingsaanvraag voor de arbodienstverlening van het volgende jaar (maatwerk- of vangnetregeling) komt eraan. Ook het voortzetten van de dienstverlening is een instemmingsplichtig besluit!
December: terugblikken. Als het OR-jaar met het kalenderjaar loopt: het jaarverslag van de OR komt uit. Een attentie van de OR voor de collega’s wellicht. Een nieuwe jaarplanning maken!
Wilt u groeien naar een proactieve rol voor de medezeggenschap in uw eigen organisatie? Dan helpen onze adviseurs u graag.