Home » Actueel » Zij leefden nog lang en gelukkig

Zij leefden nog lang en gelukkig

Over de oorzaken en gevolgen van werkdruk is al veel geschreven. Over de aanpak van een te hoog oplopende werkdruk ook. Over de periode die daarna volgt is echter minder informatie te vinden. Het lijkt een beetje op het bekende einde van menig sprookje: ze leefden nog lang en gelukkig. Maar hoe “ze” dat dan doen, dat wordt nooit beschreven. Terwijl op dat moment het sprookje pas echt interessant wordt. Hoe gaan die prins en prinses om met hun taakeisen: het koninkrijk besturen, de landsgrenzen beschermen en voor het nageslacht zorgen? Die vragen zijn extra relevant nu veel organisaties zoeken naar “een nieuw normaal” na de corona-epidemie en de lockdown.

Hoe creëer je een duurzame prettige werksfeer? 

Natuurlijk is de aanpak van werkdruk niet helemaal te vergelijken met de verhaallijnen in sprookjes. Toch triggerde deze slotzin ons: “ze leefden nog lang en gelukkig”. In dit artikel verkennen wij wat nodig is voor zo’n “lang en gelukkig leven” op het werk. Ofwel wat is er nodig na een periode van te hoge werkdruk, om de samenwerking op de afdeling te versterken en te zorgen voor een duurzaam prettige werksfeer?

De aanpak van werkdruk kent vaak de volgende processtappen:

• signaleren,
• analyseren,
• oplossingen verzamelen en
• prioriteren en die oplossingen uitvoeren.
• evalueren en borgen

Die laatste stap kan tevens de eerste stap zijn van een nieuw proces: het versterken van de afdeling. We zouden deze stap de stabilisatiefase kunnen noemen. In deze fase worden nieuw gedrag, nieuwe werkmethoden en nieuwe samenwerkingsvormen eigen gemaakt. In deze fase helpt het om expliciet aandacht te hebben voor symptomen van werkdruk, alert te zijn op mogelijke valkuilen en de manier van werken te blijven verbeteren. Hier ligt zowel een taak voor medewerkers als ook voor de werkgever. Met name de direct leidinggevende is de aangewezen partij om verantwoordelijkheid te nemen voor de aanpak van werkdruk. Deze kan bijvoorbeeld werkdruk bij voortduring agenderen in werkoverleggen. Hiermee wordt de aanpak van werkdruk de dagelijkse praktijk en daarmee wordt een stevig fundament gevormd voor de volgende stap.

Die volgende stap noemen we de integratiefase, die heeft vooral betrekking op het versterken van de minder duidelijk zichtbare aspecten: drijfveren, samenwerking, onderling vertrouwen en werksfeer. We noemen dit soms wel de onderstroom, waarbij werkprocessen, taken en verantwoordelijkheden de bovenstroom vormen. Alleen als de onder- en bovenstroom met elkaar in overeenstemming zijn (geïntegreerd zijn) is het mogelijk om  echt stappen te maken naar duurzame versterking van het team.

Wat maakt het proces zo lastig?

Veel leidinggevenden en medewerkers vinden het lastig om juist deze minder zichtbare en “zachte kanten” te benoemen en te bespreken. Toch is dit noodzakelijk om medewerkers en daarmee het hele team het vertrouwen in zichzelf en elkaar terug te geven, en van daaruit te werken aan de versterking van het team. De periode waarin medewerkers te maken hadden met werkdruk of werkstress is immers door medewerkers als ingrijpend ervaren. Medewerkers gaan verschillend met de gevolgen om. Zo kan een medewerker zijn grenzen zo sterk bewaken dat hij niet bereid is om taken van een ander over te nemen. De angst, om in oude valkuilen te trappen, staat dan een goede samenwerking en collegiaal gedrag in de weg. Als hier niet op een goede manier aandacht aan wordt besteed kan dit leiden tot negatieve gedragingen in het team: flauwe grappen, geroddel bij de koffieautomaat en afhaakgedrag.

Hoe versterk je de werksfeer structureel?

Om de werksfeer te versterken zal je allereerst de symptomen moeten herkennen van een ondermijnende werksfeer: wordt er veel over een collega geroddeld? Worden er flauwe grappen gemaakt over nieuwe afspraken of opdrachten, wellicht met een sarcastische ondertoon? Zitten collega’s bij vergaderingen ongeïnteresseerd naar buiten te kijken? Misschien zijn de signalen niet zo duidelijk zichtbaar, en heb je vooral het gevoel dat er iets aan de hand is. Vertrouw dan op je intuïtie en onderzoek bij collega’s of zij dat gevoel herkennen en wat er aan de hand kan zijn.

Een volgende stap is het uitspreken van deze gevoelens. Dat is, zeker in een teamoverleg, best lastig. Het kan dan helpen om vooral vanuit je eigen gevoel onderwerpen aan te snijden. Begin bijvoorbeeld met: “Ik vind het best lastig als een collega vraagt of ik werk kan overnemen. Ik ben bang dat dat het begin is van opnieuw een te hoge werkdruk, ook omdat ik het moeilijk vind om nee te zeggen. Hebben jullie daar ook last van?” Deze opstelling kan anderen helpen zich ook open uit te spreken.

Een andere manier om het team te versterken is gebaseerd op appreciative inquiry (waarderend onderzoeken). Dit is een methode waarmee mensen elkaar helpen om meer bewust te worden en te waarderen van dat wat al goed gaat. Als medewerkers weten wat er goed gaat, dan kan die beweging ook op andere onderwerpen bewust worden ingezet. De toevalligheid (het ging gewoon goed) wordt dan een gerichte, krachtige actie die bij herhaling kan worden ingezet om verbeteringen door te voeren.

De adviseurs van Basis & Beleid hebben veel ervaring met het begeleiden van afdelingen of teams bij het terugdringen van werkdruk, en het versterken van de samenwerking in teams en afdelingen. Zij kunnen vanuit hun onafhankelijke rol ook juist thema’s uit die onderstroom bespreekbaar maken en afdelingen helpen het onderlinge vertrouwen en daarmee de arbeidsrelatie te versterken en succesvoller met elkaar samen te werken.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met een van onze adviseurs.

Meer berichten