Waar moet je op letten bij het inschakelen van een externe deskundige?

Publicatiedatum: 20/09/2022
Tags: Medezeggenschap - Overig
Auteur: Reinier Hoogendorp

Iedere OR en PVT wil zijn rol graag zo professioneel mogelijk uitvoeren. Als OR of PVT heb je een specifieke plek in de organisatie. In de WOR zijn diverse taken en bevoegdheden geregeld en je zult van allerlei onderwerpen inhoudelijk iets moeten vinden. Kortom: het OR-werk vraagt nogal wat. Daarom is in de WOR vastgelegd dat je niet alleen recht hebt op scholing, maar dat je ook een externe adviseur moet kunnen inschakelen. Omdat we daar regelmatig vragen over krijgen, leggen we hieronder nog eens uit hoe dat werkt.

In het kort:

  • Een OR-lid heeft recht op minimaal 3 tot maximaal 8 scholingsdagen per jaar. Daar maak je samen met de bestuurder afspraken over.
  • De OR kan daarnaast een externe deskundige inschakelen. De kosten zijn voor rekening van de organisatie. De OR moet hierover wel vooraf de bestuurder in kennis stellen.
  • De OR moet zelfstandig de overeenkomst met de deskundige aan kunnen gaan. Dat betekent dat de gangbare inkoopprocedures niet van toepassing hoeven te zijn.
  • Werkt de OR met een jaarbudget? Dan is dat bedrag leidend voor de eventuele inhuur van een externe deskundige, maar niet voor het volgen van trainingen.

Training en scholing

De WOR is hier heel duidelijk over. De OR heeft recht op kwalitatieve, goede scholing en vorming om haar taak goed uit te kunnen voeren (art. 22 lid 3 ). De bestuurder en de ondernemingsraad stellen samen het aantal dagen per jaar vast (art. 18 lid 2). Als ondergrens geldt 3 trainingsdagen voor commissieleden die niet in de OR zitten, 5 dagen voor OR-leden die niet in een commissie zitten en 8 dagen voor OR-leden die ook in een commissie zitten.

In de WOR staat echter niet wat het mag kosten. De OR kan hiervoor richtbedragen vaststellen (art. 22 lid 3). Hierbij kan de OR kijken naar de richtbedragen die de SER jaarlijks vaststelt. Dat geeft aan wat onder normale omstandigheden redelijke kosten zijn voor een dagdeel kwalitatief goede scholing en vorming. Maar let op: dit zijn richtbedragen en dus geen normbedragen. Er kunnen dus situaties en argumenten zijn om daar van af te wijken.

Externe deskundige

Soms heeft een ondernemingsraad ook behoefte aan een eigen externe adviseur. Bijvoorbeeld bij het behandelen van een adviesaanvraag over een specifiek onderwerp, of als een voorgenomen besluit veel impact op de hele organisatie zal hebben, of op een deel ervan. Een externe deskundige heeft dan vaker met dat bijltje gehakt. De deskundige kan daardoor de maatregelen beter beoordelen, en de OR ook ondersteunen in het proces. Dit heeft diverse voordelen:

  • De OR kan de advies/instemmingsaanvraag inhoudelijk beter beoordelen, en waar nodig afspraken maken of voorwaarden stellen.
  • Het adviestraject verloopt vaak sneller, doordat de adviseur meer tijd heeft en soms ook wat sneller tot de kern kan komen. Het komt ook voor dat een OR het spannend vindt het besluit te nemen. Het onafhankelijke advies van de adviseur kan dan doorslaggevend zijn.
  • De OR kan aan de achterban laten zien dat hij het serieus onderzocht heeft en ook een externe hebben ingeschakeld. Dat leidt vaak ook tot extra draagvlak voor het besluit onder de achterban.

Maar aan de inzet van die externe deskundige zijn wel kosten verbonden. Deze kosten zijn voor de organisatie. Houdt wel rekening met het volgende:

  • Bestuurder informeren: De OR moet de bestuurder vooraf in kennis stellen van de te maken kosten (art. 22 lid 2).  Doe dat altijd schriftelijk. Bijvoorbeeld met een mail of door de offerte door te sturen. De bestuurder moet dus vooraf op de hoogte zijn, maar diens expliciete akkoord is niet noodzakelijk.
  • Inkoopprocedures: In 2012 heeft de Kantonrechter Den Haag bepaald (JAR 2012/196) dat de OR zelfstandig de overeenkomst met de deskundige moet kunnen aangaan en dat de deskundige de OR in vrijheid en onafhankelijkheid moet kunnen adviseren. Deze onafhankelijkheid kan onder druk komen te staan als de ondernemer opdrachtgever wordt, of als deze zich teveel met het inkoopproces bemoeit. Een bestuurder kan dus wel vragen om meerdere offertes op te vragen, maar kan de OR niet beïnvloeden bij de keuze van de adviseur of het vaststellen van de uit te voeren werkzaamheden
  • Redelijkheid: In de WOR staat ‘De kosten die redelijkerwijze noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van de ondernemingsraad en de commissies van die raad komen ten laste van de ondernemer’ (art. 22 lid 1). De beoordeling van de redelijkheid ligt in eerste instantie bij de OR zelf. De OR moet immers zelfstandig de externe deskundige kunnen inschakelen. In onze ervaring zijn de meeste OR’s al terughoudend met het maken van kosten, en vergelijken zij vaak al tarieven. Bij impactvolle veranderingen of specialistische onderwerpen is het logisch dat een OR niet alle kennis in huis heeft. Ook dan kan het redelijk zijn om een externe deskundige in te schakelen. Het gaat er dan niet zozeer om dat de OR dit recht heeft. In essentie gaat het er om dat dit bijdraagt aan het vervullen van zijn taak en de kwaliteit van besluitvorming.

Uitzondering bij budget

De voorwaarden voor het inschakelen van een externe deskundige zijn niet van toepassing als de OR en bestuurder een jaarlijks budget voor de OR zijn overeengekomen. Het overeengekomen bedrag is dan leidend. Overschrijding is dan alleen mogelijk als de bestuurder vooraf expliciet toestemming geeft (art. 22 lid 4). Dat is meteen een belangrijk nadeel van het budget. Want de behoefte aan externe ondersteuning is vooraf vaak niet te voorspellen. Afspreken van een budget is niet noodzakelijk, en moet dus goed doordacht worden. In de praktijk zien we dat een bestuurder meestal wel akkoord gaat bij budgetoverschrijding. Uiteindelijk heeft de bestuurder ook belang bij een zorgvuldig proces en een goede relatie met de OR.

Op OR live, dat op 12 oktober 2022 plaatsvindt in de Fokker terminal in Den Haag, geven wij een workshop over dit onderwerp. Aanmelden voor dit evenement is mogelijk via: ORLive

 

 

 

Interessant bericht? Deel dit bericht op Social Media of via e-mail.

Meer berichten