Als OR-lid in een werkgroep? Dat werkt! Mits....

Publicatiedatum: 17/01/2022
Tags: Medezeggenschap - Reorganisatie
Auteur: Reinier Stroo

Regelmatig stellen directies een werkgroep in als voorbereiding op een advies- of instemmingsplichtige wijziging in hun organisatie. Goede kans dat u zich als OR meteen geroepen voelt daar deel van uit te maken. Het gaat immers om uw organisatie, uw collega’s. Bovendien kan een werkgroep ervoor zorgen dat een wijziging beter doordacht is, de kwaliteit van de adviesaanvraag verbetert, draagvlak voor de verandering vergroten en als investering vooraf zorgen voor tijdwinst op het moment dat de adviesaanvraag er ligt. Dat is echter niet per definitie het geval. Zorg dus voor heldere afspraken en verwachtingen als de OR iemand afvaardigt!

Waarom een werkgroep?

Zorg dat de redenen om een werkgroep in te stellen vooraf duidelijk zijn voor de OR. Veel voorkomende redenen zijn:

  • Er is een vraagstuk waar de directie in haar eentje het antwoord niet op heeft. Ze wil alle zeilen bijzetten om de beste oplossing te vinden voor de organisatie en de medewerkers.
  • De directie wil draagvlak creëren voor een oplossing. Die heeft men in grote lijnen eigenlijk al in het hoofd. Als ze dat meteen zegt, ligt de verantwoordelijkheid voor de oplossing volledig bij de directie en dat wil ze niet.
  • Instelling van een werkgroep is een investering in tijd en energie vooraf. Die moet worden terugverdiend nadat de adviesaanvraag is ingediend: men wil snel van adviesaanvraag naar uitvoering van een besluit kunnen. De directie redeneert dat discussies die eenmaal gevoerd zijn, niet nogmaals terugkomen.

De eerste reden is op het oog de meest legitieme. Waarschijnlijk is bij de eerste reden de meeste ruimte om een werkgroep te starten onder voorwaarden die voor alle deelnemers ruimte geven om mee te denken. De directie heeft immers het doel voor ogen, maar er is ruimte om de weg daar naartoe te bespreken.
Toch kunnen ook de tweede, derde en andere beweegredenen legitiem zijn. Zo kan, bij een bedrijf in een sector met hevige concurrentie, snel handelen als een besluit openbaar is van belang zijn om te voorkomen dat concurrenten een tegenzet kunnen doen.

Vaak zullen meerdere overwegingen tegelijk een rol spelen. Dat is niet erg, als ze maar vooraf zijn uitgesproken en u als OR het gevoel hebt dat het valide redenen zijn. Bevraag de directie hier dus goed op. Heeft u het gevoel dat niet alle kaarten op tafel liggen, spreek dit dan uit. Bent u het oneens met de redenen waarom een werkgroep niet de juiste weg is, probeer de directie daar dan van te overtuigen. Houd in het uiterste geval de optie open om niet mee te doen.

Openheid vooraf

Als een werkgroep van start gaat, wordt dat natuurlijk gezien door iedereen in de organisatie. Laat de directie dus duidelijk naar iedereen communiceren waarom de werkgroep er is. En voor welk probleem gaat ze een oplossing zoeken. Ook helderheid over het waarom van de werkgroep (zie hierboven) is van belang.

De verantwoordelijkheid open te zijn ligt niet alleen bij de directie als die een werkgroep instelt. Openheid over de beweegredenen voor en doelen bij deelname gelden voor elke deelnemer. Zijn die uitgesproken, bijvoorbeeld op een eerste bijeenkomst? Laat daarna iedereen bewust afwegen of hij deelneemt. Zorg ook dat iedere deelnemer steun heeft voor deelname bij zijn achterban: de stakeholders voor wie hij in de werkgroep stapt.

Voor alle spelers geldt: een verborgen agenda is onzichtbaar, maar wel merkbaar. Onduidelijkheid over de precieze opdracht van de werkgroep of het steeds aanpassen van die opdracht, kunnen wijzen op een achterliggend, onuitgesproken doel. Een verborgen agenda bij een of meer deelnemers kan zich uiten doordat deelnemers langs elkaar heen praten met misverstanden, miscommunicatie en irritaties tot gevolg.

Heeft u aanwijzingen dat werkgroepleden onuitgesproken redenen hebben om deel te nemen? Bespreek dit dan! Ga wel goed na wat er precies aan de hand is: kan inderdaad sprake zijn van een dubbele agenda, of is men het gewoon oneens met elkaar? Met dat laatste is niet zoveel mis als het leidt tot samen zoeken naar betere oplossingen.

Op persoonlijke titel

Stapt u als OR-lid in een werkgroep? Doe dit dan niet als OR-lid maar op persoonlijke titel. Zo voorkomt u dat u de indruk wekt te spreken namens de hele OR en dat overleg met de hele OR over een adviesaanvraag minder zwaar telt. Maak vooraf en bij de start van een werkgroep duidelijk dat u op eigen titel in een werkgroep zit. Liever duidelijkheid vooraf dan vraagtekens later.

Geheimhouding als voordeel

Zonder wettelijke basis, op persoonlijke titel en met openheid over agenda’s, dat betekent niet dat u zonder verantwoordelijkheid meedoet. Immers, waarom zou u er dan instappen?

Praat vrijuit en wees creatief, maar verkoop geen onzin. Als er over oplossingen gepraat wordt, geef dan ook aan waar u denkt dat de grenzen liggen van het mogelijke en van wat geaccepteerd zal worden door de werknemers en de OR. Doe en denk actief mee, maar manage ook de verwachtingen.

Koppel regelmatig terug aan de OR wat er in de werkgroep gebeurt, waarover wordt gesproken- en wat voor wijziging hij uiteindelijk kan verwachten. De geheimhoudingsplicht van de OR kan hier als voordeel werken ten opzichte van andere werkgroepleden. Zij kunnen hooguit van hun collega’s of mede MT-leden vragen of ze niet uit de school willen klappen. De OR heeft een wettelijke basis en als die wordt gerespecteerd kunt u meer vertellen aan uw OR-collega’s dan de andere leden.

Niet elke organisatie is geschikt

“Zachte randvoorwaarden” zijn essentieel voor een goed functionerende werkgroep. Dat is er één met onderling vertrouwen, waar alle leden vrijuit discussie kunnen voeren met elkaar en men waarde hecht aan ieders inbreng. Alle leden kunnen meedenken en discussie voeren met elkaar, ongeacht ieders positie buiten een werkgroep. Wat binnen de werkgroep besproken wordt, heeft daarbuiten geen consequenties.

Hoe ongelijker de arbeidsverhoudingen in uw organisatie, hoe kleiner de kans op succes. Immers, de kans dat een aantal deelnemers veel meer ruimte voelt om actief mee te doen is groot. Dat komt de kwaliteit van het werk niet ten goede.

Recent stonden OR en directie van een bedrijf tegenover elkaar bij de rechter omdat de directie vervangende instemming vroeg voor een besluit waar de OR niet achter stond. De directie dacht overal rekening mee gehouden te hebben, omdat meerdere OR-leden hadden deelgenomen in een voorbereidende werkgroep. De OR-leden echter, hadden helemaal niet het gevoel daar vrijuit te kunnen spreken. Door geen instemming te verlenen, zorgden ze achteraf dat ze toch nog gehoord werden.

Ook animositeit tussen afdelingen, verschillende groepen werknemers of de OR en de directie, kunnen doorsijpelen in de werkgroep. Geen reden om erop tegen te zijn, maar zeker iets om rekening mee te houden.
Maak een soortgelijke afweging over de cultuur binnen uw organisatie: past daar een werkgroep bij die haar werk vrijuit en ongestoord kan doen? Bijvoorbeeld: in een organisatie waar totale openheid de norm is, is het risico dat iemand informatie lekt groot. Dat zorgt voor discussie buiten de werkgroep over wat ze doet en zet de vrijheid van spreken binnen de werkgroep op het spel.

Er is veel om rekening mee te houden als de directie u benadert om deel te nemen aan een werkgroep. Dat betekent echter niet dat u “niet deelnemen” als uitgangspunt moet hebben. Het is immers een goede manier om ruim vooraf uw invloed uit te oefenen. Zorg wel dat u weloverwogen instapt.

Een werkgroep is geen commissie

Het lijkt een open deur, maar toch: een werkgroep is geen commissie. De verschillen zijn groot. Zo wordt een commissie door de OR ingesteld op basis van artikel 15 van de WOR. Hij kan vervolgens formeel besluitvorming van de OR voorbereiden. Er zitten in principe alleen OR-leden in, eventueel aangevuld met participanten en/of deskundigen die door de OR zijn uitgenodigd.

Een werkgroep op haar beurt wordt doorgaans door de directie ingesteld, of door een aantal stakeholders in de organisatie. Er is geen wettelijke basis voor een werkgroep. Ze kan wel voorwerk doen en informele adviezen geven aan partijen in de organisatie.

Hoewel informeel, kan het soms slim zijn op papier te zetten wat een werkgroep bedenkt en bespreekt. Waar nodig kan dat je als OR-lid helpen om alle overwegingen te bespreken met de voltallige OR zodra de adviesaanvraag er ligt. Zo voorkom je mogelijk dat discussies uit de werkgroep opnieuw gevoerd moeten worden.

Dat gebrek aan wettelijke basis en het informele karakter zorgen wel dat de vrijheid om deelnemers uit te nodigen bij een werkgroep groot is. Dat zorgt in potentie ook voor meer denkkracht en grotere creativiteit bij het zoeken naar oplossingen.

Geen vervanging adviesaanvraag

Een logisch gevolg van het ontbreken van een wettelijke basis is dat het werk van een werkgroep, hoe goed en grondig ook, nooit een adviesaanvraag of instemmingsverzoek kan vervangen. Die moet de directie dus altijd nog indienen bij de OR. En dan natuurlijk op een moment waarop de OR “wezenlijke invloed” kan uitoefenen op het besluit van de directie.

Als de werkgroep haar werk goed gedaan heeft, dan ligt er een goed onderbouwde adviesaanvraag die door de deelnemer vanuit de OR wordt ondersteund.

Wilt u eens doorpraten over de geschiktheid van uw organisatie om als OR-lid in een werkgroep te stappen, neem dan contact op met ons op.

Interessant bericht? Deel dit bericht op Social Media of via e-mail.

Meer berichten